Come negoziare con successo la sponsorizzazione in 6 passi

Per una collaborazione a lungo termine con lo sponsor di un evento, è importante arrivare alla firma dell’accordo di sponsorizzazione con buona soddisfazione di entrambe le parti.

Una volta ottenuto l’appuntamento con il tuo referente in azienda, è importante che tu sia in grado di “vendere” il progetto di sponsorizzazione del tuo evento. E qui occorrono competenze specifiche nell’ambito della negoziazione che un event manager deve possedere.

Ti offro qui una strategia in 6 passi. Questa metodologia, piuttosto conosciuta nel mondo delle vendite, suddivide il processo di negoziazione in 6 fasi, definite con un acronimo: DIPADA, ossia:
1. Definizione
2. Identificazione
3. Prova
4. Accettazione
5. Desiderio
6. Azione

1. Definizione: di che cosa? Dei bisogni, dei desideri.
Non iniziare il colloquio partendo in quarta con il tuo progetto. Comincia al contrario con il fare domande capaci di suscitare l’interesse del tuo interlocutore prima di avanzare l’offerta: vai a scoprire il suo territorio e cerca di agganciare la tua proposta a quello che ti dirà. In realtà, come abbiamo visto in un articolo precedente, dovresti già conoscere che tipo di relazione ha il tuo evento con l’azienda, e quindi le domande che farai dovranno portare l’interlocutore a confermare cose che già conosci, e che possono fornirti l’aggancio per partire con la tua presentazione.
Fai domande sulle reali necessità, e anche sui desiderata, del tuo interlocutore nel suo ambito di interesse (comunicazione, relazione pubbliche, marketing, immagine, ecc.). Con le tue domande devi portare la controparte a riflettere sulla presenza di bisogni a cui il tuo progetto può dare risposte.

2. Identificazione: sulla base delle informazioni ricevute dovrai dunque cercare di identificare la tua proposta come possibile risposta ai suoi bisogni e desideri, soprattutto in termini di contenuti valoriali, opportunità di comunicazione e di qualificazione delle relazioni con la clientela.
È quindi il momento di descrivere il progetto, partendo dall’idea generale e sottolineando gli elementi di connessione del progetto con l’azienda e in particolare quelli per i quali la proposta si differenzia da altre.

A questo punto arriveranno delle obiezioni (Facciamo già iniziative di questo genere, queste manifestazioni sono troppo elitarie, l’evidenza che ci offrite non è sufficiente, è un intervento troppo costoso rispetto ad altre opportunità di comunicazione …). Non ti lasciar scoraggiare. Le obiezioni sono un appello per un’informazione più chiara e particolareggiata su alcuni ambiti specifici, sui quali il tuo interlocutore è evidentemente sensibile. Sii pronto a controbattere con opportune motivazioni, preparandole preventivamente, ma sii anche preparato a recepire le indicazioni del tuo interlocutore apportando cambiamenti nella proposta con spirito collaborativo.

3. Prova: se sei in grado di “provare” l’efficacia delle tue affermazioni, avrai di sicuro l’interesse dell’interlocutore.
Se ad esempio dopo avere parlato dei pubblici di riferimento dell’evento, che possibilmente coincideranno con i segmenti di mercato dell’azienda, sei in grado di dimostrare il grado di attrazione della proposta per pubblici specifici attraverso uno studio sul pubblico, sarai riuscito ad accendere ulteriormente l’attenzione della controparte.

4. Accettazione: della prova che hai appena messo sul tavolo, attraverso una domanda di controllo: Sono riuscito a rendere il grado di efficacia del progetto, le è rimasto qualche dubbio?

5. Desiderio: la controparte non deve solo comprendere che quello che proponiamo è valido, deve anche desiderare ciò di cui ha bisogno, solo così potrai chiudere la negoziazione con successo. Devi far leva sui concetti di utilità ed efficacia, ma anche di soddisfazione e piacere.
Aggiungi anche alcune argomentazioni pratiche. Per esempio: a conclusione dell’evento le forniremo materiale fotografico, rassegna stampa, uno studio sul pubblico, e tutto ciò che le può servire per dimostrare in azienda l’efficacia dell’intervento.
Se poi scopri che vi è un interesse personale per qualcosa di attinente al tuo evento (ad es. l’incontro personale con l’Artista), non esitare a coinvolgere direttamente la tua controparte: un motivo in più per accendere il desiderio.

6. Azione: non lasciare nel vago ciò che succede dopo che vi lasciate, ma definisci gli step, anche dal punto di vista temporale.

Nella pratica, considera che normalmente il tuo interlocutore in azienda vorrà dimostrare di aver fatto un buon affare, per cui preparati a concedere qualcosa o, a parità di contributo, ad offrire maggiore visibilità ed ulteriori benefit, quelli che possono convincere definitivamente.
Sii pronto ad interpretare eventuali ulteriori necessità che emergono nei colloqui con la controparte: la creatività durante la negoziazione è fondamentale.
L’obiettivo è arrivare alla firma dell’accordo con buona soddisfazione di entrambe le parti.

 

Filippo M. Cailotto

 

P.S. La negoziazione è solo una delle fasi del processo di sponsorizzazione. Se sei interessato ad avere un quadro completo di tutte le fasi, non puoi perderti l’ebook Soldi dagli Sponsor – Strategie di marketing e segreti per negoziare con successo le sponsorizzazioni per i tuoi eventi, Bruno Editore.

About Filippo Maria Cailotto

Filippo Maria Cailotto ha un'esperienza di consulente e project manager nei settori degli eventi culturali e nella valorizzazione del territorio più che ventennale. Dopo il Diploma di Conservatorio, ha completato il suo curriculum formativo conseguendo l' “European Diploma in Cultural Project Management”, master annuale promosso dal Consiglio d’Europa e dall'Unesco (Bruxelles), e frequentando il Corso biennale in Economia e Gestione Aziendale (CEGA) presso la Scuola di Direzione Aziendale dell'Università Bocconi (Milano). È stato inserito nell’elenco degli esperti dell’Unione Europea (DG X) per i seguenti ambiti di competenza: ‘Cultura’ e ‘Questioni orizzontali’ (cultura ed economia, cultura e turismo, cultura e sviluppo regionale). Ama la musica classica, il tango e i social media.
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