Come iniziare la progettazione di un evento in quattro passi_PM

La fase iniziale della progettazione di un evento culturaleParlando di carriera musicale, è utile osservare come la maggior parte dei benefici professionali nell’attività di un musicista derivino dalla realizzazione di progetti di successo. Questi generano contatti, collaborazioni e ulteriori progetti, e attraverso la loro successione il percorso di una carriera artistica emerge. Osservando a ritroso negli anni il percorso di un artista di successo, siamo in grado di identificare una linea di continuità nella sua storia, che sia stata coscientemente programmata oppure no. Guardando indietro, possiamo vedere come i progetti si siano collegati, e come il perseguimento di obiettivi progettuali abbiano spinto a fare specifiche scelte e a cogliere opportunità. Sono dunque i progetti che costituiscono il tessuto della maggior parte delle carriere artistiche. Quindi, imparare a gestire un progetto è un ottimo modo per imparare a gestire la tua carriera.

Recentemente un’amica mi parlava di un suo progetto, un evento che avrebbe sempre voluto organizzare, ma è rimasto finora un sogno nel cassetto. “Mi piacerebbe veramente poterlo realizzare un giorno, ma non so da dove cominciare, mi puoi dare una mano?”

Ecco: da dove si inizia la progettazione di un evento?

La prima cosa da fare è immaginarne la struttura, una sintesi in pochi punti con cui descrivi il progetto a te stesso prima che agli altri.

Occorre dunque raccontarne l’essenza, ma tuttavia in modo tale che possa già portarti a capire se l’idea è fattibile o meno, a stabilire chi devi coinvolgere per la sua realizzazione, a chiarire come puoi finanziare il progetto.

Mi viene in mente quando, ahimé parecchi anni or sono, frequentavo l’European Diploma in Cultural Project Management, un master annuale promosso dall’Unesco e dal Consiglio d’Europa. Eravamo stati selezionati in 25 project manager culturali da tutti i paesi europei, dal Portogallo alla Russia, 25 colleghi con cui ho trascorso uno periodi più belli della mia vita. Il master era itinerante in 7 paesi e permetteva l’alternanza tra sessioni di studio plenarie e pause di lavoro a casa per preparare un progetto di dimensione europea da sviluppare nel corso dell’anno.

Nell’incontro iniziale era stato chiesto ad ognuno di noi di presentare il progetto che avevamo in mente in estrema sintesi, una sintesi che permettesse tuttavia di comprenderne l’importanza e verificare la coerenza tra gli obiettivi dell’evento e le strategie attuate per perseguirli.

A questo scopo ci era stato fornito un modulo con i seguenti paragrafi da compilare:

  1. Mission statement (sintesi in non più di 5 frasi)
  2. Obiettivi a lungo termine (fino a 4) e a breve termine (fino a 4)
  3. Strategie per concretizzare gli obiettivi
  4. Principali fonti di finanziamento

In questi quattro punti sta tutto il progetto. Vediamo di spiegarli brevemente.

1. Il Mission statement (la dichiarazione della mission del progetto) è il fondamentale punto di partenza perché e ciò che dà la misura della rilevanza del progetto, spiegando come l’evento intende incidere sulla situazione attuale e come potrà migliorarla.

Nel mission statement vengono infatti riassunti i bisogni insoddisfatti (ad esempio la domanda proveniente da una certa nicchia di mercato) a cui intendiamo rispondere, come ci proponiamo di soddisfare queste esigenze, che cosa rende la proposta unica e distinta, come misureremo il successo dell’iniziativa.

Dare contenuti convincenti a questo primo punto è tanto più determinante quanto più si ha bisogno di finanziamenti (contributi pubblici, sponsorizzazioni), e/o quanto più dobbiamo trovare le risorse sul mercato, chiedendole al pubblico partecipante che deve acquistare i biglietti o pagare una quota di iscrizione.

Tuttavia anche se potessimo finanziare l’evento con i nostri mezzi, la descrizione del mission statement è importante perché ci dà un orientamento di fondo che poi sarà utile nello sviluppo del progetto. In effetti anche le iniziative di banche e fondazioni di multinazionali sono finalizzate a rispondere a bisogni specifici … Quindi trova i perché e argomentali adeguatamente!

2. Obiettivi: discendono dalle premesse esposte al punto 1 e sono in relazione ai bisogni da soddisfare o a soluzioni operative da attuare.

Obiettivi a lungo termine: sono relativi a problematiche che hai riscontrato nella situazione attuale a cui il tuo progetto può contribuire a dare risposte; sono difficili da misurare.

Obiettivi a breve termine: sono molto concreti ed operativi, le prime cose a cui dobbiamo mirare. Devono essere misurabili e raggiungibili in un arco di tempo ben definito.

3. Strategie per concretizzare gli obiettivi, ossia quali azioni metterai in campo per il raggiungimento delle finalità che ti sei preposto. Dal momento che gli obiettivi da soli non si concretizzano, dovrai pensare ad una o più azioni che permetteranno di perseguirli. La parola magica qui è la coerenza, ossia la connessione logica tra obiettivo e strategia. Obiettivi non declinati opportunamente in azioni coerenti renderanno il progetto poco credibile.

4. Principali fonti di finanziamento. A questo punto devi domandarti quali istituzioni possono condividere gli stessi obiettivi che tu persegui, o ritenerli interessanti perché rientrano nelle politiche culturali o nelle linee d’azione intraprese (quindi probabilmente anche in eventuali bandi pubblicati); inoltre chiediti quali sponsor possono essere interessati ai valori proposti dal tuo progetto (eccellenza, innovazione, ecc.) e ai suoi pubblici di riferimento; oppure sarà il pubblico che, acquistando il biglietto, sovvenzionerà l’iniziativa? Dalle risposte a queste domande potrai avere delle indicazioni per le tue strategie di fundraising (generalmente un mix delle fonti menzionate).

 

Ecco dunque come iniziare la progettazione di un evento. Con un documento di due paginette, in modo sintetico ma efficace, potrai così spiegare a te stesso e ai tuoi partner potenziali cos’hai in mente e qual’è la logica che lo rende fattibile. Un testo essenziale ma di impatto, da considerare comunque un work in progress che si arricchirà via via nel confronto con collaboratori e partner per poi arrivare alla sua definizione finale.

Il progetto che ho proposto nell’occasione sopra citata era relativo ad un Festival europeo delle città murate. Vuoi vedere il testo di presentazione che ho redatto? Può esserti utile come esempio. Lo trovi qui (dovrai fare il login).

Quale aspetto ti è più difficile elaborare dei quattro sopra elencati?

Durante il Corso Professione Musicista, dedichiamo parecchie sessione alle tecniche di project management, dall’individuazione delle opportunità all’ipotesi progettuale, dal marketing plan al piano d’azione, dalla gestione finanziaria alle tecniche di fundraising di un progetto culturale (crowdfunding e sponsorizzazioni).

 

Filippo M. Cailotto

 

P.S. Il termine per le iscrizioni al Corso è il 22 gennaio, se le domande supereranno i posti disponibili varrà la data di invio della scheda di pre-iscrizione.

About Filippo Maria Cailotto

Filippo Maria Cailotto ha un'esperienza di consulente e project manager nei settori degli eventi culturali e nella valorizzazione del territorio più che ventennale. Dopo il Diploma di Conservatorio, ha completato il suo curriculum formativo conseguendo l' “European Diploma in Cultural Project Management”, master annuale promosso dal Consiglio d’Europa e dall'Unesco (Bruxelles), e frequentando il Corso biennale in Economia e Gestione Aziendale (CEGA) presso la Scuola di Direzione Aziendale dell'Università Bocconi (Milano). È stato inserito nell’elenco degli esperti dell’Unione Europea (DG X) per i seguenti ambiti di competenza: ‘Cultura’ e ‘Questioni orizzontali’ (cultura ed economia, cultura e turismo, cultura e sviluppo regionale). Ama la musica classica, il tango e i social media.
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