5 errori di progettazione da evitare per rendere finanziabile il tuo evento

Born to beg. Chiedere di finanziare un evento non è chiedere l'elemosina.Mi succede spesso di ricevere la richiesta di occuparmi del fundraising di un evento culturale da artisti o musicisti che hanno in mente un’iniziativa, ma non sanno come trovare le risorse per realizzarla.
Per avere possibilità di finanziamento, un evento deve essere concepito secondo alcuni criteri basilari che non devono mancare, perché il progetto deve dare al potenziale finanziatore garanzie di rilevanza, efficienza, efficacia, impatto, sostenibilità e professionalità.

Come saprai, in questi ultimi mesi è stato lanciato dall’Unione Europea il programma “Europa Creativa” che sosterrà fino al 2020 con cospicui investimenti i progetti proposti dagli operatori culturali europei (a proposito, un bando nell’ambito del sottoprogramma “Cultura” è uscito proprio in queste settimane e scadrà il prossimo 5 marzo).

Ebbene, scomodiamo la Commissione Europea e andiamo a vedere quali sono gli errori che raccomanda agli europrogettisti di evitare per poter accedere ai finanziamenti messi a disposizione: se il progetto è finanziabile dall’Unione Europea potrà esserlo a maggior ragione in ogni altra sede, giusto?
Faccio dunque riferimento ai suggerimenti contenuti nel manuale Project Cycle Management Guidelines, European Commission, External Cooperation Programmes, 2004.

Ho selezionato 5 di quelli che nell’esperienza della Commissione Europea vengono definiti gli errori più frequenti contenuti nei progetti presentati negli anni passati:
1. progetti orientati dall’offerta (ossia autoreferenziali, basati meramente sui desideri dei progettisti); è essenziale invece che siano orientati dalla domanda dei beneficiari (i bisogni a cui rispondere: più il bisogno è chiaro e documentato, più il progetto sarà rilevante);
2. una pianificazione orientata alla realizzazione di attività e non all’identificazione di chiari obiettivi;
3. una visione limitata nel tempo e non attenta alla sostenibilità (il progetto deve lasciare una traccia: è sostenibile un progetto i cui benefici per i destinatari continuano anche dopo la fine del progetto stesso);
4. una non chiara definizione delle attività di comunicazione (strumenti, mezzi, target);
5. una mancanza di coerenza tra gli elementi che lo compongono (ad es. un budget chiaramente inadeguato al raggiungimento degli obiettivi da perseguire, inclusi quelli del piano di comunicazione).

Per avere finanziamenti non è quindi sufficiente dire, come spesso accade, “abbiamo in mente di fare questa iniziativa” (sottinteso: perché è una bella idea).
Se vuoi dare credibilità alla tua proposta, devi partire con un’analisi dell’ambito di riferimento, chiarire chi sono i beneficiari del progetto, quali sono i bisogni a cui si intende rispondere, quale obiettivo principale l’iniziativa si pone, quali attività permetteranno di cogliere l’obiettivo, come verranno comunicate (importante in particolare per gli sponsor).

Dotare l’evento delle caratteristiche basilari che lo rendono un progetto professionale è assolutamente fondamentale perché senza di esse qualsiasi approccio a potenziali finanziatori sarà infruttuoso. Non stiamo chiedendo un’elemosina. Stiamo cercando dei partner che condividano valori e obiettivi della nostra idea.

Questo, nella mia esperienza, è l’unico modo di lavorare che possa dare dei risultati.
Il classico approccio basato sulla raccomandazione del politico di turno, come spesso accade a livello locale, seppur duro a morire, funziona sempre meno e comunque non è più sufficiente: data la carenza di risorse, gli enti pubblici sono spesso costretti a tagliare progetti esistenti, per progettarne di nuovi occorre che siano molto convincenti.
In ogni caso un progetto carente non potrà mai funzionare con uno sponsor, che guarda subito agli obiettivi e ai risultati previsti dall’attività di comunicazione, quale è a tutti gli effetti una sponsorizzazione.

Tutto chiaro? 🙂 Ci torneremo …
Ma ora potresti chiederti: da dove comincio per fare una progettazione che assicuri i requisiti di finanziabilità al mio evento? Ti rimando all’articolo “Come iniziare la progettazione di un evento in quattro passi”. Rimane sempre un buon punto di partenza.

 

Filippo M. Cailotto

 

P.S. Quali sono le fasi della progettazione che vorresti approfondire? Attendo tue indicazioni …

L’immagine è tratta dall’album di Eric Morin.

About Filippo Maria Cailotto

Filippo Maria Cailotto ha un'esperienza di consulente e project manager nei settori degli eventi culturali e nella valorizzazione del territorio più che ventennale. Dopo il Diploma di Conservatorio, ha completato il suo curriculum formativo conseguendo l' “European Diploma in Cultural Project Management”, master annuale promosso dal Consiglio d’Europa e dall'Unesco (Bruxelles), e frequentando il Corso biennale in Economia e Gestione Aziendale (CEGA) presso la Scuola di Direzione Aziendale dell'Università Bocconi (Milano). È stato inserito nell’elenco degli esperti dell’Unione Europea (DG X) per i seguenti ambiti di competenza: ‘Cultura’ e ‘Questioni orizzontali’ (cultura ed economia, cultura e turismo, cultura e sviluppo regionale). Ama la musica classica, il tango e i social media.
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